Am participat la multe întâlniri de business complet lipsite de sens.

La începutul timpului credeam că mintea mea îngustă mă face să intru în ședință complet dezorientat doar ca să ies și mai confuz, în loc să fiu lămurit, motivat, pus pe treabă cum ar fi fost normal.

Apoi m-am deșteptat un pic, mi-am dat seama că rezultatul șezătorii depinde în mare măsură de priceperea conducătorului ei, sau a celui care, exasperat de cât s-a bătut apa-n piuă, preia frâiele tăind nodul gordian.

A fost nevoie de ani buni înainte să mă ridic de la masă și să plec după nici cinci minute de conversație dezlânată datorată incapacității organizatorului întâlnirii de a articula din ce motiv ne vedem, unde ne propunem să ajungem, ce subiecte vom aborda, cât va dura toată povestea, de ce este absolut necesar să fiu și eu în sală.

Majoritatea celor prezenți au înțeles ce m-a făcut să tai cu brutalitate macaroana tinerei colege care se pregătea să ne macine nervii tuturor.

Li s-a părut totuși că am exagerat, am fost nepoliticos, am penalizat mult prea dur inocența, naivitatea, neștiința, entuziasmul juvenil.

Unii dintre ei ar fi bătut apropouri discrete doar după ce s-ar fi consumat flagrantul, cei mai mulți n-ar fi zis nimic oricât de mult timp ar fi pierdut degeaba, iar restul nici n-ar fi realizat că s-ar putea îmbunătății ceva.

Să fi fost mai bine să merg cu gloata, ținând ciocul mic, cu-n joc mărunt din glezne? Nu cred!

Șezătorile organizaționale scăpate de sub control sunt mult prea scumpe. Dacă socotești doar costul pe oră ale celor 6-7 spre 15 executivi aduși cu arcanul să se plictisească împreună, în loc să-și vadă de treabă separat, vei găsi o sumă frumușică.

Adaugă la ea costurile mai puțin evidente cu oportunitățile nevalorificare pentru că cei care ar trebui să se uite după ele stau cu privirile în alte zări.

Mai pune timpul necesar revenirii din inerția plictiselii-n grup și s-ar putea să-ți pierzi răbdarea, ba chiar să te apuce nervii de câți bani arunci pe fereastră.

De ce ajungem atât de frecvent să participăm la întâlniri proaste dacă pare că le urâm cu toții? Pentru că așa ne-am obișnuit.

Pentru că avem iluzia că facem chestiuni  deștepte, că băgăm cărbune, că rezolvăm probleme pe repede înainte, când de fapt ne învârtim în jurul cozii.

Pentru că nu ne pasă ce înțelege sau ce face interlocutorul nostru, preferăm să gestionăm informațiile vitale astfel încât să ne creștem puterea, nu să obținem cele mai bune rezultate.

Pentru că ne lăsăm ”aburiți” de amatorii care confundă întâlnirea de business cu un eveniment social, care iubesc să pară ocupați, pricepuți, eficienți, importanți doar pentru că sunt, pentru o clipă, în prim plan.

Rolul întâlnirilor de business în funcționarea eficace a organizației este extrem de important.

În ședințe și nu altfel, se iau cele mai bune decizii, se analizează situațiile de criză, se evaluează riscurile acțiunilor ce urmează să fie puse-n practică, se construiesc mesajele strategice, se rezolvă problemele curente, se fac planuri pe termen scurt, mediu, lung, se analizează progresul proiectelor aflate în derulare.

Pentru a organiza o discuție productivă este necesar să știi unde vrei să ajungi, să comunici clar scopul adunării, să-ți expui concis punctul de vedere, adică să te pregătești conștiincios.

Să aduci în sală doar oamenii care au ceva valoros de spus, să-ți folosești abilitățile de facilitare astfel încât discuția să rămână la subiect, să eviți fentele neproductive, subiectele fantomă, izbucnirea conflictelor istorice mocnite dintre participanți.

Ajută să propui ținte realiste, să anunți durata întâlnirii și să o respecți, să nu asasinezi oamenii cu tone de informații nerelevante, să stabilești pași următori logici, termene de livrare, responsabilități pentru toți cei prezenți.

Dacă te gândești la toate aceste aspecte, pentru fiecare întâlnire în parte, o să-ți ia mai mult timp să-ți termini lecțiile. Rezultatul – ședințe mai puține, mai scurte și mai eficiente.

Organizația mai productivă. Obiectivele mai simplu de atins. Tu un adevărat profesionist. Coechipierii cu mai mult timp să muncească cu adevărat. Sună bine, nu? Crezi că te descurci de acum cu șezătorile organizaționale scăpate de sub control?