Comunicarea internă, mai ales cea de sus în jos pe scara ierarhică, lasă puternic de dorit așa cum afirmă peste 80% dintre angajații frustrați de faptul că performanța lor are de suferit pentru că șefii fie nu știu ce să le ceară, fie nu știu să explice cum vor evalua rezultatele, fie nu dau feedback specific sau la timp.

Să vedem câteva comportamente ale poeților în management  care devin cauzele problemelor grave în comunicarea internă și care pot fi corectate relativ simplu odată ce sunt conștientizate:

Dacă eu știu probabil că și ceilalți au aflat este o presupunere pe care managerii o fac mereu și o verifică extrem de rar. Ca urmare a bazatului pe acest tip de presupunere apar disfuncții majore în proiecte și inițiative de importanță majoră.

CEO-ul meu preferat, cel mai slab pregătit cu care am lucrat vreodată, a uitat să comunice mai departe, adică dinspre departamentul de cercetare dezvoltare spre cel de marketing, că un nou produs este gata de pus pe piață și astfel s-au irosit 6 luni de posibile vânzări. Astfel, produsul gata făcut a așteptat liniștit să fie băgat în seamă fără niciun rezultat.

Am spus cuiva și l-am rugat să comunice mai departe este altă abordare a șefului plin de importanță și de talente ascunse dar în alte domenii decât în comunicare, care duce la durere și dezastru.

Deși nu-și va aminti niciodată cui a spus sau în ce împrejurări a făcut asta, conducătorul nostru va rămâne convins că el nu a greșit cu nimic și va repeta cu grație acest comportament iresponsabil.

Am spus-o din zbor între lift și ușa biroului dar nu m-am asigurat nici că am fost auzit nici ce a înțeles exact cel cu care vorbeam. Comunicare tipică pentru executivul care se crede buricul pământului și nu înțelege nici bătut în cap că este responsabilitatea lui nu numai să transmită mesajul corect dar și să verifice înțelegerea comună cu receptorul, atât asupra conținutului mesajului, cât și asupra pașilor de urmat dacă vrea să transforme informația în acțiune.

Nu am mai dat în scris asta pentru că sunt cool și urăsc birocrația este scuza preferată a șefului care, atunci când iei decizii de capul tău te întreabă dacă ai avut aprobare scrisă și dacă da, de la cine.

Este o tehnică de non comunicare internă specifică birocratului prin excelență pe care o împrumută uneori și alți manageri pentru că le permite să arate că nu ei sunt de vină și că ori de câte ori faci de capul tău iese rău.

Nu i-am spus pentru că nu mi-am dat seama că îi trebuie informația cu pricina auzi adesea de la conducătorii care cred că nu e nimic de comunicat atunci când nu arde sau nu e nicio criză majoră.

Se întâmplă de obicei managerilor neexperimentați lăsați prea devreme să zburde fără un plan precis de comunicare internă la care se strâng informații cu care nu știu ce să facă și atunci adorm cu ele-n brațe.

O să-i comunic când m-o interesa părerea lui este o zicătoare din arsenalul de fițe și figuri ale șefului auto suficient care nu simte nevoia nici să comunice nici să colaboreze cu subalternii lui.

Arareori când el binevoiește să spună ceva angajații trebuie să asculte și să execute fără comentarii pentru că și așa nu știu nimic și sunt incapabili.

Important pentru cei care au făcut pași (pe covoraș) în sus pe scara ierarhică și chiar își doresc să fie liderii echipelor pe care le conduc este să înțeleagă că dacă vor o comunicare internă eficientă este sarcina lor să o construiască pentru că de la sine nu crește.

Le recomand să înceapă prin a lucra la abilitățile proprii (ascultare activă, punerea eficientă a întrebărilor, feedback, etc) și a continua cu documentarea unui plan de comunicare internă care să acopere gestionarea celor mai frecvente fluxuri de informații (strategice, operaționale, reglementări, fișe de post, etc) astfel încât să-și ușureze măcar luarea deciziilor recurente.