Omul se plânge că nu mai are timp să muncească deloc. Pentru că-l omoară întâlnirile lungi și dese. Astăzi are programate încă 10 și este deja ora prânzului. Îl întreb ce scop are meeting-ul următor, cât o să dureze și de ce este important să fie prezent.

Se uită la mine de parcă aș fi un nebun furios, scăpat din lanțuri, care vrea să-i strice buna dispoziție și ritmul susținut de activitate care-l face să se simtă extrem de important deși nu produce nimic.

Majoritatea lucrătorilor dintr-o organizație se simt frustrați când trebuie să participe la întâlniri lungi, în care se vorbește mult și prost despre nimic.

Nu se iau decizii, nu se fac pași înainte, nu rezultă acțiuni utile care să contribuie la aplicarea unei inițiative strategice, la optimizarea unui proces sau la soluționarea unei dureri operaționale.

Există desigur și excepții. Unii se simt specialiști indispensabili când trec de la o întâlnire fără rost la alta, fără să-i deranjeze vreo grijă pentru propria productivitate sau pentru îndeplinirea rolului pentru care au fost angajați în companie.

Sunt mai multe motivele pentru care întâlnirile neproductive abundă în programul zilnic al fiecăruia.

Cu cât organizația este mai mare și mai birocratică cu atât există mai multe șanse să te ocupi preponderent, sau chiar exclusiv, cu participatul la șezători organizaționale. Amintesc aici doar câteva dintre motivele, oarecum legitime, pentru care se investește timp nesfârșit în meeting-uri care ar putea fi evitate:

Scopul nu e clar nici măcar pentru cel care a convocat adunarea. Se discută haotic. Nu știm dacă avem de luat o decizie, de rezolvat o problemă sau de evaluat riscurile unor planuri deja stabilite.

Cei prezenți sunt expuși mai mult sau mai puțin la subiectul abordat, așa că nu există nici măcar un punct comun de plecare.

Organizatorul se pierde în explicații anoste, inepte și discuții sterile despre nemurirea sufletului. Dacă se face mișto de el, ceea se întâmplă frecvent, scapă lucrurile complet din mână, o ia personal și duce totul de râpă.

Nu există suficiente informații pentru a găsi pe moment o soluție aplicabilă și în loc să ne oprim și ne vedem fiecare de treabă sau să ne punem pe adunarea datelor necesare, ne apucăm să generăm scenarii alternative fanteziste bazate pe cele mai aiuritoare presupuneri.

Se ajunge la discuții interminabile, complet neproductive și invariabil se așază pe masă cuțitele lungi ale conflictelor istorice nerezolvate care inflamează orgoliile șefuților prezenți.

Conducătorul întâlnirii nu este pregătit să stabilească obiectivele, felul în care vom măsura productivitatea timpului investit sau să conducă ostilitățile astfel încât să nu apară alunecări de la subiect, conflicte surde, judecăți de valoare lipsite de relevanță și alți iepuri vioi după care se poate alerga degeaba oricât de mult timp.

Sunt prezenți participanți care nu aduc valoare dezbaterii și care au fost invitați ca să fie la număr sau să susțină în orb, din rațiuni politice, unul dintre punctele de vedere exprimate.

Ei se plictisesc rapid și ca urmare fac orice ca să devieze subiectul conversației spre zări mai prietenoase pentru ei unde măcar își pot da cu părerea.

Nu se stabilesc pași următori logici care să poată fi puși în practică. Prin urmare nimeni nu se simte responsabil pentru acțiunile decise, dacă există vreuna.

Nu rezultă nici un angajament, termen de livrare, etapă de proiect sau inițiativă clară. Apare un sentiment puternic de frustrare generat de lipsa unui rezultat palpabil oricare ar fi acela.

Ce ai de făcut dacă ești cel care conduce întâlnirea și vrei să obții ceva de pe urma ei:

• Fă o agendă, anunț-o de la bun început, respect-o și impune-o
• Stabilește obiectivele
• Păstrează întâlnirea scurtă – nu depăși, pentru început, jumătate de oră
• Nu permite devieri de la subiect
• Nu aduce oameni care n-au ce căuta acolo
• Asigură-te că, la sfârșit, există teme clare, responsabili, deadline-uri
• Fă un tur de masă ca să afli în ce măsură așteptările participanților au fost satisfăcute și ce ar putea fi îmbunătățit data viitoare

Când ești un participant nevinovat prins cu arcanul și poziția ierarhică sau constrângerile politice nu-ți permit să te cari grațios din adunările consumatoare de timp, ia-ți o vacanță mentală, ascunde-te în ”ultima bancă”, lucrează la altceva până ce se dezbate nimicul sau arde-ți vremea pe rețele de socializare.

Nu în ultimul rând, fă tot posibilul să nu fii prins pentru că maeștrii vorbelor de lemn sunt adesea ranchiunoși și răzbunători, deci nu vrei să-i calci pe bombeu.